Все про уничтожение разных документов

В крупных и мелких компаниях со временем скапливается ненужная документация, которая занимает место. Ее нужно вовремя утилизировать. Для этого требуется оформление соответствующего решения о принятом способе уничтожения документов. В противном случае на предприятие возлагаются огромные штрафы. Нужно знать, какие существуют методики, а также иметь в виду законодательные требования, чтобы избежать проблем в будущем.

Какие документы можно и нужно уничтожать?

Перед тем как отправить изделие на переработку, следует определиться с его ценностью и целесообразностью уничтожения. Процедура подготовки выглядит следующим образом:

• установление возможности дальнейшего использования бумаг в соответствии с нормами, прописанными в действующем законе;
• выбор тех, которые подлежат переработке в связи с истечением срока хранения;
• составление акта, в котором указываются причины данных действий;
• получение подтверждения от государственных органов.

После этого утилизируемые отходы отправляются в специализированные фирмы по обработке в Москве. При больших объемах рекомендуется обращаться за помощью в эти компании.

В соответствии с законодательством, утилизации подлежит документация временного хранения. Например, бухгалтерские документы лежат в организациях только до тех пор, пока не будут проверены налоговыми органами. После этого они больше не требуются для ведения отчетности. А вот любые бумаги с персональными данными отправляются для долгосрочного пребывания (до 75 лет) в архивы.

Оценка целесообразности проведения ликвидации проводится экспертной комиссией, которая собирается из начальников и опытных сотрудников предприятия. Они проводят изучение, после чего составляют акт и отправляют его в государственные структуры для получения разрешения. Несколько иные требования предъявляются к грифу секретности: в таком случае требуется тщательное изучение всех участников процесса.

Способы ликвидации документов

Существует несколько распространенных способов уничтожения ценных документов на предприятии. Тот или иной применяется в зависимости от ситуации и массы отходов.

Измельчение

Шредер — устройство, позволяющее измельчать листы в количестве до 85 штук в зависимости от выбранной модели. Отличается довольно крупными размерами. На большей части предприятий есть подобные машинки. Выделяют такие типы техники:

• Промышленные шредеры. Примеряются для переработки особо плотного материала.
• Шлифовальные машинки, которые отличаются высокой производительностью, так как позволяют настроить параметры функционирования системы.
• Плоскорезы — классические приборы, дающие возможность нарезать архивные документы на длинные полосы.
• Крошители, которые применяются в тех случаях, когда необходимо обработать материалы высокой секретности.

Есть технологии, позволяющие измельчить сырье на разные по величине кусочки в зависимости от указаний со стороны руководства фирмы. По всем требования необходимо эксплуатировать исключительно специализированное оборудование, утвержденное законом.

Сжигание

Достаточно популярный метод утилизации архива. По частоте использования он находится на втором месте после измельчения. Применяется с целью уничтожения большого количества отходов за один раз. Раньше он считался самым надежным, поэтому использовался на всех предприятиях. Среди явных достоинств — невозможность дальнейшего восстановления документов злоумышленниками.

При этом выделяют такие недостатки проведения данной процедуры:

• Невозможна ее реализация в том случае, если нет специально оборудованного участка. Требуется отдельная удаленная территория, площадка или котельная со соответствующими устройствами.
• Считается экологические небезопасным методом, так как загрязняет воздух.
• Если не применять специализированные методики, то некоторая документация может уцелеть, например ламинированная.

Во многих странах сжигать мусор запрещается, т. к. это приводит к загрязнению окружающей среды.

Закапывание

Простой способ утилизации юридических документов. Среди преимуществ — то, что не нужно тратить большие деньги или пользоваться услугами каких-либо служб. Это выгодно для небольших предприятий, а также физических лиц. Минус в том, что спрятанное могут вскрыть по приказу государственных органов.

Специализированные фирмы и стоимость их услуг

В некоторых случаях может потребоваться помощь специалистов. К их работе относятся:

• утилизация документов в присутствии клиента;
• запись процедуры на камеру или ведение фотоотчета;
• акт о проведении процесса;
• обеспечение соответствия всех действий нормам закона;
• отправка бумаг на переработку с целью вторичного производства.

Как происходит уничтожение

Перед тем как приступать к выполнению каких-либо действий, необходимо учесть следующие шаги:

• проведение экспертной оценки для установления ценности единиц, подлежащих последующей обработке;
• выделение тех из них, срок годности которых уже закончился;
• составление отчетности об экземплярах, которые подлежат отправке (подписывается руководителем организации);
• получение разрешения со стороны государственных структур на проведение соответствующих манипуляций;
• непосредственно ликвидация.

Старая отчетность предприятия, выполненная на бумажных носителях, подлежит обязательной ликвидации. В небольших фирмах возможно применение мобильных шредеров. На крупных предприятиях требуются более радикальные методы. От правильности действий зависят безопасность организации и экологическая обстановка региона.

Правила и необходимое оформление

Согласно действующим нормам, уничтожать требуется только бумаги с истекшим сроком временного сохранения (до десяти лет). Остальные активы находятся в архиве неопределенное количество времени до установления факта их ненужности.

Для проверки собирается экспертная комиссия, в состав которой входят работники предприятия. Ее деятельность регламентируется утвержденными стандартами. Перед началом проверки фиксируются пункты, которые подлежат решению во время проведения процедуры.

Из общей массы выделяются испорченные бумаги. Если их нельзя восстановить, они утилизируются отдельно. В противном случае предпринимаются попытки восстановления. После окончания работы экспертов составляется заключение. Необходимо задокументировать факты по всем правилам, а также получить распоряжение о выполнении дальнейших манипуляций.

Информация заносится в отдельный акт. Указываются наименование, период и сфера распространения данных. Подтверждается экспертная оценка, после чего документ подписывается руководителем организации и отправляется на следующую проверку.

Конфиденциальная и секретная документация

Она подлежит химической переработке. Процедура является достаточно дорогой, но эффективной. Может уничтожить бумаги с повышенным уровнем секретности без остатков.

Архивная и офисная документация

Это документы, которые подлежат постоянному хранению и касаются деятельности организации. Они передаются в городской архив, где продолжают находиться неопределенное время. Некоторые носители информации могут лежать в хранилище от пяти до десяти лет в зависимости от степени важности.

Нюансы по бухгалтерским бумагам

Здесь следует проявить особую внимательность. Возможно уничтожение лишь документов с истекшим сроком хранения. Только после всех проверок налогов производится утилизация. В противном случае действие будет расцениваться и наказываться как уголовное преступление против государства. Подобные отчеты должны лежать как минимум пять лет с момента принятия и последнего использования.

Вторсырье из документов

Если компания занимается самостоятельным устранением всей документации, то ей нужно найти решение для дальнейшего применения отходов. Ненужные листы можно передавать в специальные пункты приема макулатуры для вторичной обработки и производства. Из них часто изготовляются картон, коробки и другие бумажные изделия.